CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Archivar los papeles del jefe es una de las tareas más importantes de una secretaria. Además, archivar se está convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia, debido en parte a la gran cantidad de documentos que genera un negocio. Por tanto, no se debe pensar que archivar es una función por debajo de su dignidad o que puede dejarlo en manos de otra persona.

Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:

1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
2. Guardar de manera ordenada el material reunido.
3. Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.

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DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

Es el conjunto de operaciones que nos permite tener los documentos codificados, organizados físicamente  y señalizados. Establecer un orden en cada grupo y situarlos en un espacio.

Perfil participante

Archiveros o personas que se encuentran trabajando en un archivo y sean responsables  de archivos.

Personas que trabajan en temas de patrimonio así como en departamentos cargados  de los sistemas de archivos.

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LA ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO

Un archivo es una colección de registros que se encuentran relacionados entre sí, estos archivos se diseñan para manejar grandes cantidades de datos.

Todos los programas computacionales usan estructuras de datos de alguna clase; y muchos otros usan archivos. Aquello que diseñan y desarrollan software para aplicaciones comerciales y tecnológicas, así como quienes diseñan y desarrollan sistemas computacionales, es decir, sistemas operativos, compiladores, sistemas de administración de base de datos y sistemas de comunicación entre procesadores, requieren de conocimientos de archivos y estructuras de datos. Las estructuras de datos y la organización de archivos son los elementos principales que determinan el rendimiento de los programas.

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GESTIÓN DOCUMENTAL

Es el conjunto de normas de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse eliminar los que ya nos sirven y asegurar la conversación indefinida de los documentos mas valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

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EL ARCHIVO

ELABORACIÓN DEL INFORME

El informe consta de los siguientes elementos, generalmente:
Introducción: es el resumen del propósito, enfoque, limitaciones y el plan de trabajo.
Parte principal o cuerpo: sección donde se anotan los hechos, argumentos y justificaciones.
Conclusiones y recomendaciones.
Apéndices o anexos: inclusión de gráficas, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para apoyar la propuesta y recomendaciones.

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CONTROL DE LA DOCUMENTACION ARCHIVADA

Un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 requiere tener bajo control gran cantidad de documentación. El control de la documentación es importante siempre, pero la aplicación de la Norma exige un rigor mayor que el acostumbrado.

Existen en el mercado multitud de soluciones informáticas que facilitan esta labor, pero en empresas de pequeño tamaño, y sobre todo cuando son pocas las personas que tienen responsabilidades en la gestión de los documentos, puede ser suficiente utilizar una hoja de cálculo esta.

Esta pequeña aplicación ofimática sirve para mantener controladas las versiones de los denominados: “documentos controlados”. Además, podemos establecer un enlace de cada elemento de los listados al archivo correspondiente, de forma que podamos acceder a la documentación rápidamente.

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ALMACENAMIENTO Y EXPURGO DE LOS DOCUMENTOS

Estos sistemas se denominan sistemas de gestión de documentos (DMS) o Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (EDMS). Con los documentos electrónicos es necesario ser capaz de almacenar todos los formatos que fueron por vía electrónica disponibles, tales como Word o archivos de imagen JPEG.

Dado que los sistemas avanzado que más tarde sería conocido como los sistemas de imágenes de documentos, ya que se utiliza principalmente para capturar, almacenar, indexar y recuperar imágenes o formatos de archivo de imagen. Empresas tomaría escaneos de documentos y faxes y almacenar en forma electrónica para ahorrar tiempo cuando se trata de recuperar los documentos y al minimalise el riesgo de los documentos destruidos, robados o perderse. En la actualidad los documentos se almacenan en los sistemas de red y están protegidos por contraseña de forma que aumente la seguridad. Por lo general esto significa que los documentos también están sujetos a una copia de seguridad cada noche, lo que aumenta la disponibilidad y establece una protección de datos.

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TIPOS DE ARCHIVADORES

Archivo vertical:  Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas.  Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

Archivo lateral:  Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal:  Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.  Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.

Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos:  activos, semiactivos e inactivos.

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COMO ORGANIZAR LOS ARCHIVOS

A menudo la velocidad de las conexiones, las comunicaciones, la transferencia de miles de archivos (música, fotos, mails, documentos de trabajo y muchas más) nos hacen desesperar un poco, y terminamos por colocar todos los archivos en el escritorio de nuestra computadora, desordenados y en peligro de extinción permanente. Pero a no desesperar nunca más, una vez que aprendamos a tener una organización prolija, sencilla y sumamente práctica: carpetas electrónicas.
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QUE ES UN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Debe ser entendido como el conjunto de documentos

producidos, recibidos o reunidos por una persona

física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo

en el transcurso, y como apoyo, de su actividad

de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica,

que se conservan y transmiten también mediante

medios electrónicos en depósitos de conservación

permanente tras efectuar una selección a partir de

la identificación y valoración de las series, con medidas

de autentificación y de preservación adecuadas y

con una organización respetuosa con su modo de producción,

con el fin de garantizar su valor informativo,

legal y cultural así como de permitir su acceso y uso

también mediante las tecnologías de la información.

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ARCHIVO Y DOCUMENTOS

• Finalidad del archivo.
• Conceptos básicos.
• Reglas básicas para la organización de un archivo eficaz.
• Fundamentos metodológicos de un archivo.
• Reglas de clasificación.
• Criterios para la selección de un sistema de archivo.

Correspondencia y Bases de Datos.

• Fases del procedimiento de archivo.
• Alternativas al archivo físico.
• Bases de datos informatizadas.

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TECNICAS DEL ARCHIVO

implica “archivar” y conseguir que la información esté organizada, demanda la importancia de establecer en las empresas criterios lógicos pero no tan complicados  para la correcta administración de los documentos.

• Ampliar, mejorar y revisar los conocimientos sobre normas y reglas de clasificación de la información.
• Profundizar en los criterios de la organización del Archivo y control de documentos.
• Practicar en cada uno de los segmentos de la especialidad de su Empresa. 

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EL ARCHIVO

Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.

Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

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COMO ARCHIVAR

En este apartado vamos a indicarle como archivar los documentos.
Siga los pasos señalados.
1.- Elabore una Tabla: Archivo de Documentos, que relacione la información de documentos elaborados en la Organización, presentados a Entes Externos y cualquier otra categoría que aplique.
Puede ser similar a la mostrada en la Tabla 9.

2.- Cree una Carpeta para cada Área.

3.- Dependiendo de la información que tenga, elabore los lomos e índices siguiendo el registro de la Tabla 9.

4.- Puede usar la misma codificaron tanto para los archivos físicos cono electrónicos

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EL ARCHIVO

El Archivo no pretende ser una página personal sino abierta a todo aquel que quiera participar de forma activa en ella. Han sido ya varias las personas que, gentilmente, me han ayudado a la construcción de esta página. Pero quiero que esa lista de colaboradores se vea incrementada y, de esta forma, hacer posible que la oferta de El Archivo sea más amplia e interesante.